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RPA EN las EMPRESAS

Ya explicamos la automatización de procesos robóticos. RPA tiene un nombre elegante y muchas soluciones, sin embargo, pocas personas podrían identificar áreas exactas donde las aplicaciones RPA son muy efectivas. Así que preparamos una lista que abarca varías categorías generales, todos los casos de uso de RPA / áreas de aplicación y los clasificamos :

Procesos y actividades empresariales comunes.

Quote-to-cash

Cada negocio necesita vender para sobrevivir. los problemas en el lado de las operaciones de venta pueden dar como resultado quejas de los clientes o ventas a precios reducidos debido a errores administrativos.

La automatización del proceso completo de operaciones de ventas elimina estos errores y brinda un servicio rápido a sus clientes. Dado que la automatización procesa las ventas más rápido que los procesos manuales, los clientes recibirán las facturas antes, lo que dará lugar a pagos más tempranos y un mejor flujo de efectivo. Este proceso también puede ser más sencillo de automatizar, ya que depende principalmente de los datos estructurados de la empresa para generar facturas que se enviarán a los clientes.

Procure-to-pay

Dado que el proceso de compra a pago implica la extracción de datos de facturas y pagos de múltiples sistemas como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de la relación con el cliente (CRM), bancos, proveedores, empresas de logística y, dado que no todos estos sistemas proporcionan métodos de integración fáciles, generalmente incluyen Alguna forma de trabajo manual. Los bots RPA pueden llenar los vacíos de integración. Ya que trabajan en el front-end, pueden proporcionar una manera fácil de automatizar las integraciones.

Con un proceso de pago a cuenta totalmente automatizado, puede garantizar que se sigan las mejores prácticas de adquisición y que haya una única fuente de verdad para todas las transacciones.

Incorporación de clientes

La mayoría de las empresas B2C tienen un proceso de incorporación de clientes que es fundamental para reducir la deserción y hacer que los clientes comiencen a usar el producto. Al utilizar OCR y la automatización cognitiva, la mayoría de las acciones de integración de clientes se pueden completar instantáneamente incluso en compañías que dependen de sistemas heredados, lo que mejora en gran medida la experiencia del cliente.

Se ha logrado el procesamiento directo (STP) en el proceso de incorporación de clientes de un banco importante y redujo el tiempo de incorporación de 20 días a 5 minutos.

Migración de datos y entrada.

Los sistemas heredados siguen desempeñando funciones críticas en las empresas. Por ejemplo, los sistemas de facturación heredados deben interactuar con otros sistemas y es posible que dichos sistemas no tengan la capacidad de extraer datos relevantes de las API. En tales casos, los empleados migran datos manualmente utilizando formatos como CSV. RPA puede prevenir el trabajo manual y los posibles errores administrativos que conlleva.

Además, los sistemas que mantienen los datos actualizados permiten un mejor análisis y toma de decisiones. Vivimos en un día en el que incluso el marketing tiene 5000 aplicaciones para elegir. RPA puede ayudar a integrar aplicaciones y permitir análisis más holísticos.

Actualizaciones de datos

La mayoría de los departamentos, incluidos los RR.HH., el servicio al cliente y el marketing, necesitan actualizar los datos del cliente / personal que cambian constantemente. La configuración de bots para la actualización automática de datos relevantes desde formularios o correo electrónico puede garantizar que los departamentos puedan acceder a datos nuevos y correctos.

Validación de datos

La mayoría de los controles de validación de datos se pueden incrustar en bases de datos. Sin embargo, hay tareas de validación de datos, como la verificación cruzada de datos con datos disponibles públicamente, para los cuales la automatización de RPA es más adecuada que otras herramientas

Recursos Humanos

Aprovisionamiento de candidatos

Las empresas que confían en los sistemas de recursos humanos heredados pueden usar bots para automatizar la agregación de CV, resultados de evaluación y notas de entrevista utilizando bots. Sin embargo, la mayoría de los sistemas modernos de RR.HH. se encargan de estas funciones, lo que reduce la necesidad de soluciones personalizadas.

Verificación del historial de empleo.

Este proceso incluye numerosos pasos de rutina, como organizar entrevistas, mantener registros. UiPath proporciona un estudio de caso en el que implementaron un programa de automatización en 8 semanas, reduciendo el 40% del trabajo manual.

Contratación y onboarding y reducción de plantilla.

Especialmente para empresas en crecimiento o en disminución, la contratación y el despido suponen una carga importante para los recursos humanos y otras funciones de soporte como TI, seguridad, gestión de instalaciones. La automatización de parte del proceso y la medición de su progreso en el módulo de administración de bot de RPA aporta velocidad y transparencia a todo el proceso.

Automatización de la nómina.

La función de nómina requiere el procesamiento repetitivo de la nómina de pagos en innumerables regulaciones y reglas de la compañía. Si bien el software de nómina moderno proporciona una buena solución para este proceso, algunas compañías confían demasiado en los sistemas heredados para poder cambiar a un software de nómina moderno. Pueden confiar en los robots para aumentar la automatización en el proceso de administración de la nómina.

Un estudio de caso de UiPath afirma haber logrado un 85% más rápido de procesamiento de nómina sin errores manuales. La implementación tomó 7 semanas y redujo el esfuerzo manual al 25%.

Gestión de ausencias.

Su personal será notoriamente malo en registrar sus ausencias y vacaciones. El personal puede estar realmente confundido o no conocer el sistema de gestión de ausencias. Segundo, no querrán aprender o recordar cómo usar el sistema porque una vez que lo hacen, se les pedirá que completen todas sus ausencias y nadie quiere eso.

La solución más sencilla: deje que las personas decidan sus vacaciones siempre que hagan su trabajo. Se llama política de vacaciones ilimitadas y podría aumentar la autonomía de su equipo y ahorrarles una gran cantidad de problemas burocráticos.

Un ejemplo de la vida real es proporcionado por UiPath . Implementaron la automatización para el manejo de certificados de enfermedad en SAP en 3 meses para un proveedor de servicios de recursos humanos de Alemania.La implementación de la RPA redujo el esfuerzo manual al 5% de los niveles previos a la automatización y redujo el tiempo de procesamiento en un 80%.

Gestión de gastos.

Si bien existen sofisticadas soluciones de administración de gastos dedicadas, la mayoría de las compañías aún usan sistemas obsoletos que requieren que los empleados proporcionen detalles sobre sus gastos. La mayoría de esos detalles, como el monto del gasto, la fecha o la ubicación, ya están disponibles en los recibos proporcionados por los empleados.

Una solución RPA con capacidad OCR puede extraer campos importantes de los recibos automáticamente, lo que permite a los empleados perder mucho menos tiempo con los gastos. Esto también puede evitar que se carguen los recibos, ya que simplemente tomar fotografías de sus recibos sería suficiente para extraer los datos relevantes de los recibos y rellenar los campos importantes en el formulario de gastos.

Servicios financieros

Bancario

En su búsqueda de la transformación digital, las organizaciones bancarias y otras instituciones financieras se han establecido como los primeros en adoptar tecnologías inteligentes. El software inteligente ya está marcando la diferencia en los sistemas front-end orientados al cliente. Sin embargo, las empresas todavía necesitan encontrar un mejor equilibrio entre el front y el back office, a la vez que se vuelven más rápidas y fiables. Entregar servicios más consistentes al cliente es primordial.

Con RPA, las operaciones se agilizan y reducen algo de la presión acumulada. RPA proporciona eficiencia en los procesos y reduce los costes a la vez que garantiza el cumplimiento de las normativas y una visión analítica más profunda. La mejor parte: crea ROIs de tres dígitos en el primer año de operaciones.

Procesamiento de préstamos.

Al igual que con la mayoría de las tareas de procesamiento de documentos, este proceso también es adecuado para la automatización de RPA, ya que la lógica de negocios compleja se puede integrar en los robots que automatizan parcialmente las decisiones de préstamos y los procesos manuales que siguen a la decisión.

Ejecución comercial.

En los casos en que los sistemas heredados no son capaces de almacenar órdenes limitadas complejas, los bots RPA podrían ayudar. Sin embargo, este es más un caso de curita, ya que a largo plazo, pasar a un sistema de comercio sofisticado y capaz probablemente sería una buena inversión dado que podría mejorar el comercio y reducir la carga de los operadores.

Seguros

Tramitación de reclamaciones.

El procesamiento de reclamos está en el corazón de cada compañía de seguros. Dado que los clientes hacen reclamos en un momento de desgracia para ellos, la experiencia y la velocidad del cliente son fundamentales en el procesamiento de reclamos. Existen numerosos factores que crean problemas durante el procesamiento de reclamos, como

Procesamiento manual / inconsistente: el procesamiento de reclamos a menudo involucra análisis manuales realizados por personal subcontratado.
Datos de entrada de diferentes formatos : los clientes envían datos con varios formatos
Cambio de regulación: ninguna compañía de seguros tiene el lujo de no adaptarse a los cambios en la regulación de manera oportuna. Esto requiere una capacitación constante del personal y la actualización del proceso.

Esto conduce a sesgos humanos en el procesamiento de reclamaciones que pueden llevar a pérdidas, insatisfacción del cliente y falta de visibilidad en un proceso crucial.

Los robots RPA pueden lidiar con todos estos problemas. Esencialmente, los bots toman datos no estructurados en formularios, extraen datos estructurados y procesan reclamos basados en reglas predefinidas. Este enfoque se ocupa de todos los problemas principales con el procesamiento manual de reclamos:

La verificación de reclamos puede ser automatizada con reglas
Los bots pueden manejar varios formatos de datos para extraer datos relevantes
Las reglas se pueden cambiar con cambios regulatorios, sin necesidad de capacitación, lo que garantiza el cumplimiento inmediato.

Tramitación de apelaciones.

Una vez que se procesan las reclamaciones, algunas de ellas resultan en apelaciones, que es otro proceso que puede beneficiarse de la automatización. UiPath afirma que automatizaron el 89% del procesamiento de apelaciones con una tasa de precisión del 99%.

Respondiendo a las consultas de los socios.

Numerosas industrias, como las telecomunicaciones o los seguros, dependen de corredores independientes para vender sus productos y servicios. Es crucial atender a estos socios de manera oportuna para maximizar sus ventas. La compañía de seguros sudafricana, Hollard, en su mayoría automatizó las respuestas a las consultas de los socios mediante la creación de robots que interpretaban el correo electrónico entrante y resolvían consultas simples al tiempo que pasaban las complejas a los humanos.

Operaciones

Actualización de registros de inventario.

La administración de inventario generalmente involucra la reconciliación entre múltiples sistemas, ya que a las compañías les resulta difícil reunir todas las funciones de administración de inventario en un solo sistema. Los robots RPA pueden automatizar la reconciliación y la comunicación entre sistemas con facilidad.

Emisión de reintegros.

El proceso de emisión de reembolsos está mucho menos optimizado que los procesos más frecuentes en una empresa, lo que conlleva importantes retrasos e insatisfacción de los clientes. Esta es una preocupación porque los clientes que solicitan reembolsos ya no están satisfechos y hacerlos más insatisfechos puede llevarlos a compartir sus quejas con otros, perjudicando la imagen de su empresa.

UiPath trabajó con una firma de informes crediticios durante 8 semanas para automatizar partes de su proceso de reembolso, reduciendo el trabajo manual en un 90%.

Actualización de registros de proveedores.

El archivo maestro de proveedores es importante para mantenerse actualizado para garantizar que los diferentes departamentos o unidades puedan coordinar sus gastos. La actualización de estos archivos con bots puede liberar a los profesionales de compras de tareas simples para que se centren en la gestión de las relaciones con los proveedores.